Кратко: что такое электронные документы и ЭДО
Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную.
В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.
Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).
Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).
Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как
Правила хранение электронных документов внутри организации:
электронные документы передаются в личный архив на основании описей по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии информационного цифрового хранилища у компании) или на физических материальных носителях (каждый в 2 экземплярах);
основной и рабочий экземпляры одного документа должны находиться на разных физических устройствах;
рекомендуемый тип хранения — PDF/A, стандарт ISO 19005-1:2005 (базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.);
содержимое на физических носителях проверяется минимум раз в пять лет;
в случае повреждения электронных данных, файлы необходимо переписать в идентичном виде на новый носитель;
при перезаписи необходимо обеспечить аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность электронных данных;
способ хранения электронных документов должен исключать их утрату, незаконную рассылку, уничтожение или искажение информации;
в организации должно быть назначено приказом лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов.
Если его нет, то полномочия исполняет директор.
При хранении данных в информационной системе организации ответственность несет руководитель IT-отдела;
по запросу копия электронного документа может быть выдана в цифровом (при помощи заверения КЭП) или физическом формате на бумаге.
Современный и наиболее удобный способ сохранения документов в электронном формате.
Многие компании и ИП уже сотрудничают с оператором ЭДО: с помощью систем электронного документооборота подается отчетность в госорганы, а также происходит обмен накладными, актами, договорами с контрагентами.
Все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора. Пользователи ЭДО могут получить доступ к архиву, который находится на сервере, из внешней сети.
Так же, как и при работе с локальной сетью, допустимо ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников.
Если Вы стали свидетелем аварии, пожара, необычного погодного явления, провала дороги или прорыва теплотрассы, сообщите об этом в ленте народных новостей. Загружайте фотографии через специальную форму.
Оставить сообщение: